Văn phòng ảo

Văn phòng ảo hay Virtual Office là một thuật ngữ nói đến loại văn phòng đại diện giao dịch có một địa chỉ hiện hữu và các hoạt động dịch vụ văn phòng kèm theo. Nhân viên hay quản lý có thể làm việc tại bất cứ đâu, không cần phải đến văn phòng công ty nhưng vẫn sử dụng được những dịch vụ như địa chỉ email, bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách, phòng họp và Hội nghị truyền hình. Nói cách khác, văn phòng ảo là một dịch vụ cung ứng nhiều cách giao tiếp thương mại để giúp nhân viên và chủ doanh nghiệp làm việc cách xa nhau vẫn hiệu quả.

Sơ lược lịch sử của Văn phòng ảo

Văn phòng ảo là một thành quả của cuộc cách mạng dịch vụ văn phòng và công nghiệp máy tính kết hợp phần mềm. Nói cách khác, Văn phòng ảo là sự kết hợp của 3 yếu tố cơ bản: con người, địa điểm và công nghệ. Văn phòng ảo là một phần của công nghiệp Văn phòng linh hoạt (Flexible Office) nhưng nó vẫn có nhiều điểm khác biệt.

Năm 1962

OmniOffices Group sáng lập, được biết đến là một công ty dịch vụ. Dù chưa có thương hiệu nổi tiếng nhưng họ có thể đưa ra nhiều loại sản phẩm cho hình thức văn phòng ảo.

Năm 1966

Paul Fegen đã sáng lập công ty Luật Fegen. Ông thuê mướn một tòa nhà lớn làm văn phòng để cho nhiều chuyên gia khác thuê và đã cho cải tạo trang trí văn phòng. Hầu hết diện tích không gian dành cho bạn bè trong luật sư thuê mướn. Văn phòng của ông Fegen cung cấp dịch vụ đón khách, trả lời điện thoại, in ấn, phòng họp và thư viện luật.

Năm 1972-1982

Năm 1972, ARPANET hoạt động, kết nối hơn 40 máy tính trong nhiều địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, nó vẫn chưa hoạt động qua mạng được cho đến năm 1974, các nhà khoa học đã có thể phát triển Giao thức điều khiển truyền vận (Transmission Control Protocol). Điều này cho phép nhiều mạng lưới khác nhau có thể kết nối với nhau. Trong năm 1982, ARPANET áp dụng TCP, hình thành mạng Internet ngày nay.

Năm 1973

Văn phòng luật sư quản lý, Inc. (AOMI, hay còn gọi là Fegen Law Suites) đã cung cấp cho người thuê một dịch vụ làm thêm bên ngoài chỗ làm việc của họ. Đa số là dành cho các luật sư đã nghỉ hưu và những người ở bang California, nước Mỹ. Những người muốn có một văn phòng làm việc tại thành phố Los Angeles. Nhiều người tin rằng mẫu văn phòng này là phiên bản sớm nhất của văn phòng ảo.

Năm 1978

Alf Moufarrige đã thành lập công ty Servcorp ở nước Úc. Trong một cuộc phòng vấn với tờ báo OfficingToday, Marcus Moufarrige, đồng sáng lập Servcorp đã tuyên bố rằng: giữa thập niên 1980, văn phòng ảo là một phân trang mới có tiềm năng phát triển rực rỡ kết hợp với một địa chỉ". Từ đây, các phòng họp trở thành một sự phát triển tự nhiên và một dịch vụ lễ tân ảo đầy đủ là khả thi vì công nghệ PABX.

Năm 1981

Phát hành ngày 01 tháng 04 năm 1981, The Osborne 1 đã trở thành máy tính xách tay đầu tiên trên thế giới. Nó được phát triển bởi Adam Osborne, và thiết kế bởi Lee Felsenstein. Dù máy tính này cần phải kết nối với ổ cắm điện mới hoạt động, nhưng nó vẫn được xem là máy tính xách tay có thể đem đi. Đây là một bước tiến quan trọng cho phép những người chuyên nghiệp có thể làm việc xa văn phòng hay có thể đến những vùng xa hơn nữa.

Năm 1982

Lần đầu tiên, John Markoff đã dùng thuật ngữ "virtual office" trong một bài viết được xuất bản trong tạp chí Info World. Markoff viết "Trong tương lai của Văn phòng ảo , nhân viên sẽ không còn bị hạn chế về các thiết bị máy tính hay địa điểm địa lý, tùy theo tầm nhìn. Họ sẽ tự do đi du lịch hay tương tác với người khác trong khi đó thông tin vẫn được chia sẻ tự nhiên. Văn phòng theo cách mà chúng ta biết sẽ giảm tầm quan trọng như hiện nay."

Năm 1983

Chris Kern đã dùng thuật ngữ "virtual office" trong một bài viết trong một ấn bản tháng 09 năm 1983 trên tạp chí American Way. Kern dùng thuật ngữ này để miêu tả khả năng kinh doanh trên đường đi nhờ vào máy tính xách tay. Kern đã viết như sau: "Về mặt lý thuyết, một cách tối thiểu nhất, một cái máy tính xách tay, một phần mềm chuyên dụng, và một kết nối điện thoại có thể trờ thành một "văn phòng ảo" mà nó có thể di chuyển theo nhà quản lý, nhân viên hay một giáo sư đến bất cứ mọi nơi."


Những lợi ích văn phòng ảo trong kinh doanh:

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, hay doanh nghiệp mới thành lập thì việc xây dựng một văn phòng riêng ở các quận trung tâm thành phố sẽ tốn một phần lớn chi phí gây khó khăn cho doanh nghiệp. Do vậy, hãy xem 5 lợi ích sau:

1. Tiết kiệm chi phí thuê và mua sắm nội thất văn phòng:
Với hình thức thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp nghiễm nhiên được hưởng lợi ích văn phòng ảo. Sử dụng tối đa các trang thiết bị hiện có, wifi và điều hòa..v.v.. tiết kiệm được số vốn lớn so với thuê văn phòng dài hạn hay xây dựng văn phòng, cũng như các phí dịch vụ không đáng có.

2. Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp:
Doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ văn phòng ảo làm địa chỉ đăng ký kinh doanh chính thức, thuận tiện ký kết hợp đồng, gặp gỡ đối tác..v.v..

3. Thông tin liên lạc ổn định:
Với văn phòng ảo, doanh nghiệp đã có sẵn đội ngũ lễ tân và nhân viên đại diện tận tâm, nhiệt tình và trách nhiệm. Tuy là văn phòng ảo nhưng doanh nghiệp sở hữu số điện thoại riêng cố định, số fax riêng và tủ đựng tài liệu, bưu phẩm..v.v..

4. Doanh nghiệp hợp pháp:
Tại Việt Nam, văn phòng ảo tuy mới nhưng được pháp luật công nhận.

5. Tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi:
Nếu thật sự doanh nghiệp không có vốn đầu tư lớn và muốn tiết kiệm chi phí để giải đáp bài toán kinh tế thì lợi ích văn phòng ảo là những gì mà doanh nghiệp nên quan tâm. Từ đó, doanh nghiệp của bạn tập trung toàn bộ năng lực tối ưu để hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình.